Stand: Oktober 2026
Jonas Gerstenberg Lüglensheidestraße 11 70378 Stuttgart Deutschland
E-Mail: datenschutz@fleetrics.de
Ein Datenschutzbeauftragter ist derzeit nicht gesetzlich vorgeschrieben und wurde nicht bestellt.
Diese Datenschutzerklärung gilt für die Website fleetrics.de und für die Fleetrics-Plattform (Flottenmanagement-Software unter app.fleetrics.de, einschließlich Fahrer-App, Werkstatt-Portal und Fahrschul-Funktionen). Es wird kein Web-Tracking eingesetzt.
Fleetrics ist eine B2B-Software. Für die Daten, die eine Kundenfirma über ihre Beschäftigten, Fahrzeuge und – bei Fahrschulen – Fahrschüler in Fleetrics verarbeitet, ist die Kundenfirma Verantwortliche im Sinne der DSGVO. Fleetrics verarbeitet diese Daten in ihrem Auftrag auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (Art. 28 DSGVO). Fragen zu diesen Daten richten Betroffene bitte zuerst an ihren Arbeitgeber bzw. ihre Fahrschule. Für die Website, die Registrierung und die Nutzerkonten ist Fleetrics selbst verantwortlich.
Website und Plattform laufen auf Servern der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, in Deutschland. Hetzner ist Auftragsverarbeiter; ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO ist abgeschlossen.
Beim Aufruf werden technisch bedingt Protokolldaten verarbeitet, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Browser und Betriebssystem. Die Anwendungsprotokolle der Plattform speichern keine IP-Adressen. Protokolle werden größenbasiert rotiert und automatisch überschrieben.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (sicherer und stabiler Betrieb).
Schriftarten, Skripte, Bilder und Symbole werden ausschließlich vom eigenen Server geladen; es werden keine Content-Delivery-Networks, Google Fonts, Karten-Kacheln oder Analyse-Skripte eingebunden. QR-Codes werden auf dem eigenen Server erzeugt.
Für die Nutzung der Plattform werden verarbeitet: E-Mail-Adresse, Name, Rolle und Berechtigungen, Passwort (nur als bcrypt-Hash), bei aktivierter Zwei-Faktor-Anmeldung das TOTP-Geheimnis (verschlüsselt gespeichert) sowie Sitzungsdaten.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für „Angemeldet bleiben“ Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG.
Kundenfirmen können zu Fahrern u. a. Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Profilfoto, Notfallkontakte, Führerscheinklassen und Ablaufdaten (Führerschein, Berufskraftfahrer-Qualifikation, Fahrerkarte) sowie das zugewiesene Fahrzeug erfassen. Aus Ablaufdaten erzeugt die Plattform Erinnerungen per E-Mail bzw. Push-Benachrichtigung an die zuständigen Personen.
Rechtsgrundlage (Kundenfirma als Verantwortliche): Art. 6 Abs. 1 lit. b, c DSGVO i. V. m. § 26 BDSG.
Kundenfirmen können die regelmäßige Führerscheinkontrolle über die Plattform durchführen. Dabei werden Fotos von Führerschein, Fahrlehrerschein bzw. Nachweis der Berufskraftfahrer-Qualifikation hochgeladen sowie Ergebnis, Datum und prüfende Person der Kontrolle gespeichert.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c und f DSGVO (Halterpflichten, insbesondere § 21 StVG) i. V. m. § 26 BDSG.
Die Plattform verfolgt Fahrer nicht laufend per GPS. Standortangaben entstehen nur so:
Ermittlung der Anschrift aus GPS-Koordinaten: Aus den Koordinaten ermittelt die Plattform eine Anschrift (Straße, Postleitzahl, Ort). Das geschieht ausschließlich über einen eigenen Dienst (Photon) auf unseren Servern bei Hetzner in Deutschland, auf Grundlage dort lokal gespeicherter OpenStreetMap-Daten. Übergeben werden nur die Koordinaten, ohne Bezug zu Fahrzeug, Person oder Unternehmen; eine Übermittlung an Dritte findet nicht statt.
Öffnen von Standorten in Kartendiensten: Standorte mit Koordinaten können per Klick in einer Karten-App geöffnet werden (z. B. Apple Karten, Google Maps oder die auf dem Gerät eingestellte Standard-App). Die Koordinaten gehen erst durch diesen Klick und direkt vom Gerät der nutzenden Person an den gewählten Kartendienst; Fleetrics gibt keine Daten an diese Anbieter weiter. Es gelten die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Dienstes, insbesondere der Google Ireland Limited bzw. der Apple Distribution International Ltd.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) bzw. lit. b und f DSGVO i. V. m. § 26 BDSG.
Die Plattform dokumentiert, welche Person welches Fahrzeug wann übernommen und wieder abgestellt hat. Das gilt auch beim Scannen des QR-Codes am Fahrzeug („Einstieg“/„Ausstieg“), einschließlich Abstellort und Reinigungszustand. Bei Fahrzeugchecks werden Kilometerstand, Zustand (z. B. Bremsen, Reifen, Sauberkeit), gemeldete Schäden, Fotos und Kommentare gespeichert. Aus Schäden eines Checks kann die Kundenfirma Schadensmeldungen anlegen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO i. V. m. § 26 BDSG (Verkehrssicherheit, Haftung, Instandhaltung).
Sofern die Kundenfirma diese Funktionen nutzt:
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Gamification) bzw. lit. f DSGVO i. V. m. § 26 BDSG (Kostenkontrolle, Missbrauchsprävention).
Hochgeladen werden können u. a. Tankbelege, Rechnungen, Schadensfotos, Fotos aus Fahrzeugchecks, Zulassungsbescheinigungen, Fahrzeugfotos, Profilfotos, Unterweisungsvideos (z. B. DGUV 70) und Tankkartenabrechnungen. Diese Dateien können personenbezogene Daten enthalten (z. B. Namen, Tankkartennummern, Kennzeichen).
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b, c (steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrung) und f DSGVO; für freiwillige Profilfotos Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Chat: Chat-Nachrichten und Anhänge sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Der Server speichert nur verschlüsselte Inhalte. Die Schlüssel und der entschlüsselte Nachrichtenverlauf liegen ausschließlich im Browser bzw. der App des Geräts (lokaler Speicher, IndexedDB). Sprachnachrichten nutzen das Mikrofon nur während der Aufnahme.
Nachrichten und Meldungen: Posteingang, Fahrer-Meldungen (z. B. „Fahrzeug fehlt“) und Fehlermeldungen an den Betreiber werden auf dem Server gespeichert. Fehlermeldungen enthalten die aufgerufene Seite, Browser-Kennung und optional einen Screenshot; Screenshots sind nur für den Betreiber abrufbar.
E-Mail: Systemnachrichten (z. B. Einladungen, Passwort-Zurücksetzen, Erinnerungen an Fristen, Meldungen über Schäden) versenden wir über einen eigenen Mailserver bei Hetzner.
Push-Benachrichtigungen: Nur nach Einwilligung (Abschnitt 17). Die Zustellung läuft technisch über den Push-Dienst des Browser- bzw. Geräteherstellers (z. B. Google, Apple, Mozilla, Microsoft). Dabei werden Titel und Text der Benachrichtigung übermittelt; diese können z. B. Namen und Fristen enthalten. Chat-Benachrichtigungen enthalten keinen Nachrichteninhalt.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO; Push: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Termine (z. B. Servicetermine, Fahrstunden) können als Kalender-Abo (iCal-Link) abgerufen werden. Wer einen solchen Link in einem Kalenderdienst einträgt, übermittelt die Termine an diesen Dienst. Sofern die Kundenfirma die Synchronisation mit Google- oder Microsoft-Kalendern freischaltet und eine Person ihr Konto verbindet, werden Termintitel, Beschreibungen und Zeiten mit diesem Kalender ausgetauscht; die Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert. Es gelten dann zusätzlich die Datenschutzbestimmungen von Google bzw. Microsoft.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a und b DSGVO.
Fahrschulen können Fahrschüler verwalten: Name, Kontaktdaten, Geburtsdatum, Führerscheinklasse, Ausbildungsstand, Fahrstunden und Protokolle sowie für die Abrechnung ein SEPA-Lastschriftmandat (Kontoinhaber, IBAN, BIC). Fahrschüler erhalten einen eigenen Zugang und sehen nur ihre eigenen Daten. Für den Theorieunterricht wird eine Lernplattform auf unseren eigenen Servern betrieben.
Rechtsgrundlage (Fahrschule als Verantwortliche): Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO.
Kundenfirmen können ihren Fleetrics-Zugang mit dem einer Werkstatt verbinden, um Reparatur- und Serviceaufträge abzuwickeln. Die Verbindung entsteht nur durch beidseitige Bestätigung und ist jederzeit widerrufbar. Übermittelt werden ausschließlich Daten der einzeln freigegebenen Fahrzeuge: Stammdaten (u. a. Kennzeichen, Fahrzeug-Identifizierungsnummer), Kilometerstand, Status, Schadensmeldungen ohne Fahrer- und Unfallgegnerdaten, Servicetermine und -historie sowie Befunde aus Fahrzeugchecks ohne Fahrernamen. Fahrer-, Halter- und Standortdaten werden technisch ausgefiltert. Jeder Zugriff der Werkstatt wird protokolliert; das Protokoll ist für die Kundenfirma einsehbar und wird nach 12 Monaten gelöscht. Die Werkstatt ist für die empfangenen Daten eigenständige Verantwortliche.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.
Bei der Eingabe von Firmen- oder Filialadressen schlägt die Plattform Orte und Straßen vor. Dafür fragt unser Server die Postleitzahl bzw. den eingegebenen Straßenanfang beim Dienst OpenPLZ API (openplzapi.org) ab. Dabei werden keine personenbezogenen Daten und nicht die IP-Adresse der nutzenden Person übermittelt.
Abhängig von den genutzten Funktionen fragt die Fahrer-App Einwilligungen ab für: Push-Benachrichtigungen, Standort (GPS-Ortung auf Knopfdruck), Fotos sowie Gamification. Erteilung und Änderung werden mit Zeitpunkt und pseudonymisierter IP-Adresse protokolliert. Fragen zur Rechtsgrundlage im Beschäftigungsverhältnis beantwortet die Kundenfirma (Abschnitt 20).
Die Website fleetrics.de setzt keine Cookies. Die Plattform setzt ein technisch notwendiges Cookie und nutzt den lokalen Speicher des Browsers; Tracking-, Analyse- oder Marketing-Cookies gibt es nicht. Ein Cookie-Banner ist daher nicht erforderlich (§ 25 Abs. 2 TDDDG).
Die Verarbeitung von Standort-, Fahrzeugnutzungs- und Fahrverhaltensdaten von Beschäftigten unterliegt § 26 BDSG. Die Kundenfirma als Verantwortliche stellt eine geeignete Rechtsgrundlage sicher (z. B. Betriebsvereinbarung, Einwilligung oder gesetzliche Erlaubnis) und informiert ihre Beschäftigten.
Daten werden gespeichert, solange es für den Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Die Plattform löscht automatisch nach folgenden Standardfristen, die jede Kundenfirma in ihren Einstellungen anpassen kann:
Weitere Fristen:
Für Führerscheinfotos und -kontrollen, Fahrzeugfotos, Fotos aus Fahrzeugchecks und Texterkennung, Chat-Nachrichten, Posteingang, Ein-/Ausstiegsprotokolle und Fehlermeldungen gibt es derzeit keine automatische Löschfrist; sie werden bis zur Löschung durch die Kundenfirma bzw. bis zum Ende des Vertragsverhältnisses gespeichert. Bei Löschung einer Schadensmeldung durch die automatischen Fristen bleiben zugehörige Fotodateien derzeit bestehen und werden spätestens mit Vertragsende gelöscht. Kundenfirmen können Daten jederzeit selbst löschen oder ihre Löschung bei uns beantragen.
Es werden keine Web-Analyse-, Tracking- oder Werbedienste eingesetzt.
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21) sowie das Recht, erteilte Einwilligungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.
Kontakt: datenschutz@fleetrics.de. Für Daten, die Ihr Arbeitgeber oder Ihre Fahrschule in Fleetrics verarbeitet, wenden Sie sich bitte an diese; wir unterstützen sie bei der Beantwortung.
Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Zuständig für uns:
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de
Anschriften werden auf Grundlage von Kartendaten © OpenStreetMap-Mitwirkende ermittelt, verfügbar unter der Open Database License (ODbL).
Diese Datenschutzerklärung wird angepasst, wenn sich die Plattform oder die rechtlichen Vorgaben ändern. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.